Василиса▶ Я жду вашего обращения. Что Вы хотите узнать?
Логотип
Уровни секретности
Уровни секретности документов в СССР
Максимальный
Минимальный
Связанные понятия

Докуме́нт ( нем.   Dokument , далее от лат.   documentum  — образец, свидетельство, доказательство ) — это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

В узком смысле докуме́нт  — облечённый в письменную форму носитель информации , удостоверяющий наличие фактов определённого значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы.

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи , изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать , и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»

История и виды

Текстовый документ Договор аренды.

На протяжении истории носители информации менялись, ими могла быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Для автоматизации обработки документов с XX века стали широко использоваться компьютеры .

Важный вид документов — различные удостоверения , подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска , с одной стороны, описывается документ как материальный объект — совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), то есть метаданными ; с другой стороны, описывается содержание информации, закреплённой на этом объекте — как правило, с помощью индексов .

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией .

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства , компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин « делопроизводство ». Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Классификация документов

  • По назначению:
    • организационные документы (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, структура и штатная численность);
    • распорядительные документы (приказ, выписка из приказа, распоряжение, указание, постановление, решение);
    • информационно-справочные документы (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, письмо, справка);
    • учётно-расчетные (бухгалтерские) документы (платёжное поручение, счёт-фактура, накладная, акт и т. п.);
    • нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как стандарты , нормы, правила, своды правил, регламенты и другие подобные документы;
    • иные.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчётность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно -технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и т. п.

Функции документов

Документы могут выполнять следующие функции:

  • Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации;
  • Коммуникативная  — документы являются средством обмена информацией во времени и пространстве;
    • ориентация документов в одном направлении (сверху вниз, снизу вверх);
    • двусторонние документы;
  • Социальная  — состоит в фиксации, сохранении и передаче непосредственно социальной информации; каждый документ социально значим, так как создан ввиду какой-либо социальной потребности.
  • Культурная  — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе;
  • Управленческая  — документ как способ управления деятельностью;
  • Правовая  — документ выступает в качестве способа закрепления и (или) изменения правовых норм и правоотношений;
  • Историческая  — документ является историческим источником с момента создания .

Поддельные (фальшивые) документы

Поддельный (фальшивый) документ — документ, созданный с нарушением установленных законодательством норм и содержащий ложные сведения о человеке, фирме или иных объединениях [ источник не указан 789 дней ] .

См. также

Примечания

Литература

  • Воробьёв Г. Г. Документ: информационный анализ. — М.  : Наука, 1973.
  • Илюшенко М. П. К вопросу о функциях документа // Вопросы архивоведения . — 1964. — С. 10—17.

Ссылки

© 2014-2020 ЯВИКС - все права защищены.
Наши контакты/Карта ссылок